Tietosuojaseloste: Leppäkosken Lämpö Oy:n asiakkaat

Tästä tietosuojaselosteesta löydät tietoa siitä, kuinka Leppäkosken Lämpö Oy (jäljempänä myös ”rekisterinpitäjä”) kerää ja käsittelee asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden tai näiden yhteyshenkilöiden henkilötietoja.

Lisätietoa Leppäkosken muusta henkilötietojen käsittelystä löydät osoitteesta www.leppakoski.fi/tietosuoja.

1. Rekisterinpitäjä

Leppäkosken Lämpö Oy
Y-tunnus: 0840218-6
Osoite: Eino Salmelaisen katu 23, 39500 Ikaalinen
Puhelin: 03 453 400
www.leppakoski.fi

Leppäkoski-konsernia koskevissa tietosuoja-asioissa voi ottaa yhteyttä sähköpostitse: tietosuoja@leppakoski.fi.

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

asiakassuhteen luominen, ylläpito ja kehittäminen
asiakastietojen ylläpito
laskutus, maksujen valvonta ja perintä
palveluiden ja tuotteiden tarjoaminen, laadun varmentaminen ja kehittäminen
palveluista ja tuotteista viestiminen
kilpailujen ja arvontojen järjestäminen
asiakastapahtumien ja -tilaisuuksien järjestäminen
asiakaspalvelu ja asiakasviestintä, mukaan lukien asiakas- ja valvomopuhelut
yhteydenottoihin vastaaminen ja niiden käsittely
sähköisten asiointipalveluiden tarjoaminen
työturvallisuuden ylläpitäminen ja kehittäminen
verkkosivujen toiminnan mahdollistaminen, analysointi ja kehittäminen
mahdollinen tilastointi ja tieteellinen tutkimus

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena voi olla:

rekisteröidyn antama suostumus (esim. Leppäkosken Online-palveluiden käytön yhteydessä)
sopimuksen täytäntöönpano tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen (esim. asiakassopimukset kuluttaja-asiakkaiden kanssa)
lakisääteisen velvoitteen noudattaminen (esim. kirjanpitolain vaatimukset)
rekisterinpitäjän oikeutettu etu (esim. asiakassopimukset organisaatioasiakkaiden kanssa tai palveluiden kehittäminen)
rekisterinpitäjän henkilöstön elintärkeiden etujen suojaaminen (esim. turvallisuushavaintojen tekeminen).

Mikäli käsittely perustuu oikeutettuun etuun, oikeutettuna etunamme ovat liiketoiminnan harjoittaminen sekä palveluiden tuottaminen, tukeminen ja kehittäminen.

Siinä määrin kuin henkilötietoja käytetään tilastointiin tai tieteellisiin tarkoituksiin, perustuu käsittely yleisen edun mukaisen tehtävän suorittamiseen (tieteellinen tutkimus).

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

3. Käsiteltävät henkilötiedot

Käsittelemme asiakassuhteen hoitamiseen ja palveluiden tuottamiseen tarvittavia henkilötietoja. Näitä ovat:

rekisteröidyn perustiedot (esim. nimi, henkilötunnus, asiakasnumero, käyttöpaikka)
yhteystiedot (esim. puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite)
yritysasiakkaiden yhteyshenkilöitä koskevat tiedot (esim. tieto työnantajasta ja rekisteröidyn ammatillisesta asemasta)
asiakkuuteen ja sopimuksiin liittyvät tiedot
laskutukseen ja maksamiseen liittyvät tiedot
energian kulutukseen ja tuottamiseen liittyvät tiedot
markkinointiluvat ja -kiellot sekä mahdolliset tiedot markkinointitoimenpiteistä
turvakiellot
asiakas- ja valvomopuheluiden äänitallenteet ja aikaleimat
mahdolliset lomakkeiden tai muiden yhteydenottojen kautta kertyneet tiedot ja yhteydenottohistoria
mahdolliset muut rekisteröidyn vapaaehtoisesti antamat ja tämän suostumuksella kerätyt tiedot.

4. Tietolähteet

Henkilötiedot saadaan lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään seuraavissa tilanteissa:

asiakassuhteen syntyessä tai sen aikana
palveluiden käytön tai niihin rekisteröitymisen yhteydessä
tarjouksen pyytämisen tai verkkolomakkeen täyttäessä
annettaessa suostumus tietojen lisäämiseen asiakastietojärjestelmään

Yritysasiakkaan yhteyshenkilöiden tiedot saadaan joko henkilöltä itseltään tai hänen edustamaltaan organisaatiolta.

Henkilötietojen antaminen ei ole lakisääteinen tai sopimusperusteinen velvoite. Tiettyjen henkilötietojen antaminen on kuitenkin edellytys palveluiden tarjoamiselle ja asiakassuhteen muodostamiselle.

Rekisteröityä koskevia tietoja voidaan saada myös muista lähteistä, kuten

viranomaisten ja rekisterinpitäjien rekisterit, kuten Väestönrekisterikeskus tai Suomen Asiakastieto Oy
muut osoite- ja päivityspalvelut

Asiakaspalveluun liittyvät yhteydenotot voidaan tallentaa asiakaspalvelun laadun varmistamiseksi ja kehittämiseksi. Valvomon puhelut tallennetaan toimitusvarmuuden ylläpitämiseksi.

5. Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta muille tahoille kuin rekisterinpitäjän käyttämille alihankkijoille, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun palveluiden tuottamiseksi. Henkilötietojen käsittelijä voi olla esimerkiksi asiakkuudenhallintajärjestelmän palveluntarjoaja. Huolehdimme siitä, että alihankkijat käsittelevät henkilötietoja vain tässä tietosuojaselosteessa kuvattuihin tarkoituksiin antamiemme ohjeiden sekä soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa Leppäkoski-konsernin muille yhtiöille. Luovutukset perustuvat rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun (oikeutettuna etuna liiketoiminnan tehostaminen ja päällekkäisten käsittelytoimien vähentäminen). Henkilötietoja ei luovuteta muiden Leppäkoski-konsernin yhtiöiden markkinointiviestintää varten.

Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa tieteellisen tutkimuksen toteuttamiseksi lainsäädännön sallimissa rajoissa esimerkiksi yliopistoille, joiden kanssa teemme yhteistyötä.

6. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Mikäli tietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, toteutetaan siirrot aina noudattaen sovellettavaa lainsäädäntöä sekä Euroopan komission antamien vastaavuuspäätösten nojalla tai käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä vakiolausekkeita sekä tarvittavia suojatoimia.

7. Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Lainsäädännön vaatimusten noudattamiseksi ja mahdollisen vahingonkorvausvastuun varalta henkilötietojen säilytysaika on vähintään 10 vuotta sopimuksen päättymisestä. Yrityksellä voi kuitenkin olla velvollisuus säilyttää henkilötietojasi pidempään kuin se on tarpeen tietyn käsittelyn tarkoituksen vuoksi. Löydät lisätietoa henkilötietojen säilytysajoista sivuillamme olevasta taulukosta.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

pyytää pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin sekä saada kopio käsittelemistämme tiedoista
pyytää virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen korjaamista
tietyissä tilanteissa pyytää henkilötietojen poistamista
peruuttaa antamansa suostumus tietojen käsittelyyn
tietyissä tilanteissa pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä
tietyissä tilanteissa saada henkilötietonsa yleisesti käytetyssä ja koneluettavassa muodossa sekä pyytää tietojen siirtämistä toiseen järjestelmään.

Tarkastus- ja korjaamispyynnöt voi tehdä Leppäkosken verkkolomakkeen kautta sekä Leppäkosken toimitiloissa osoitteessa Eino Salmelaisen katu 23, 39500 Ikaalinen.

Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Lisätietoa valituksen tekemistä saa tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta osoitteessa www.tietosuoja.fi.

Tämä tietosuojaseloste on päivitetty 30.9.2025.